今回のレポートは，「内容証明」についてです。
１ 内容証明とは
内容証明とは，日本郵便株式会社の「内容証明郵便」に「配達証明」をつけたものを指します。業界用語では「ナイハイ」と略して呼ぶこともあります。配達証明をつけておけば，いつ誰が受け取ったかを日本郵便がハガキで差出人へ通知してくれますので，便利です。
法律の世界では，一定の内容の文書を間違いなく相手方に届けて，そのことを証拠として用いなければならない場合が多くあります。ビジネスの場面では，売掛金の督促状や債権放棄書，相殺通知書などを出す場合によく内容証明郵便が使われます。
内容証明が法律の世界で意味があるのは，そこに記載された「意思表示（＝一定の法律上の効力を発生させようとする人の意思が表示されていること）」を相手方に届けて，受領してもらうという点です。従って，内容証明に記載する事項を，法的に有効なものとするためには，民法や商法などの基礎的な知識が必要です。
単なる督促状も，貸金，賃料，売掛金などの請求内容の違いに応じて，正しく，もれなく必要事項を記載する必要があり，記述が不十分な場合には，せっかく届いても法的に意味がないものになってしまうこともありえますので，注意が必要です。
一方，内容証明郵便そのものに、なにか特別の強制的な効力があると誤解されているケースがありますが，原則としてそのようなことはありません。そもそも，内容証明は，単に一定の内容の文書が間違いなく相手に届いたことを後日証明するために用いられる書留郵便物に過ぎず，裁判所が発する訴状や，差押通知などの「特別送達」と違って，それ自体でなんらかの強制的な効力が受取人に対して及ぶということはありません。
例外といえるのは，時効にかかりそうな請求の時効進行を止めるために，内容証明郵便で請求（「催告」といいます）するケースです。その場合には，時効期間満了前に相手方が受領する必要があり，なおかつ，時効進行を止められるのは６ヶ月間以内までで，その間に必ず別途裁判上の請求もしなければなりません。
以上の通り，「内容証明」は，法的観点からすると，さほど強い効力がありませんので，第三者から内容証明郵便が届いても，必要以上に恐れることなく，弁護士に相談するなどして冷静に対応して下さい。
他方，裁判所から発送される各種書類のなかには，「特別送達」という方式で配達されるものがあります。これを無視すると，欠席のまま敗訴判決が言い渡されたり，知らないうちに自宅が差押えられたりする危険があるので，必ず目を通す必要があります。最近は「・・・民事訴訟局」などと架空の名称を使って，「振り込め詐欺」のようなことをする犯罪者集団もあります。多くの場合、内容を見れば、偽物であることは一目瞭然ですが、届いた書類が正式な文書なのかどうかがよくわからないときは、きちんと裁判所や弁護士へ確かめる必要があります。連絡先が裁判所や実在する弁護士でない場合は詐欺文書の可能性が高いです。
２ 内容証明の出し方
内容証明は法的な構成をふまえて過不足なく記述する必要がありますが，日常的な売掛金債権の回収や，取引上の通知・通告などの簡易な内容であれば，ある程度自由に記述しても，その効力にさほど影響ありません（後日の補正ができます）。
文具店等に，日本法令の「法令様式」のコーナーがあり，「内容証明郵便用紙」が販売されていますが，その用紙を使わなければならないものではなく，普通のコピー用紙にプリンターで印字したものでも，便せんに手書きをしたものでもかまいません。用紙は５年間の保存に耐えられるものであればなんでもよく，枚数の制限もありません。
但し，１枚の用紙に書ける文字数は，１行２０文字で２６行以内（横書きの場合は１３文字４０行以内）と決められていますので注意が必要です。
すべて文字と記号だけで構成する必要があり，図表を付けることはできません。文字に下線や傍点をつけることは出来ます。
内容証明文書以外の別紙などを同封することはできません。
また，①のような特殊な文字は二文字とカウントしますので，一行の中にそのような文字がある場合には注意が必要です。
出し方は，同じ内容の文書を３通作成して，記名捺印して郵便局の窓口へ持ち込みます。複数枚になるときは割り印をします。また，宛名を書いた封筒も準備しておきます。
郵便局の窓口では，文字数の制限や宛名と封筒の表記の一致等を点検して，受付印を押して，２通を封筒とともに返してくれます。これは，「その封筒に１通を入れて，残り１通は控えとして持っておいて下さい」という意味なので（窓口の人はいちいち説明してくれないことが多いです），封筒に文書１通を入れ，封をして窓口へ戻します。料金は差し出し枚数によって違いますが，２－３枚程度のものであれば，２０００円以内で足ります（詳しくは日本郵便のホームページなどでご確認いただくか，窓口でおたずね下さい）。
このほか、やや使い勝手は悪いのですが、電子内容証明郵便というものもあります。これは一枚あたりの文字制限がない（枚数は５枚まで）ので、紙ベースの内容証明にすると２枚以上にわたる内容でも、１枚に納めることが出来ます。詳しい使い方等は日本郵便のホームページをご覧下さい。